Składki ZUS a zatrudnienie w organizacji pozarządowej: Co musisz wiedzieć?

NGO a składki ZUS: Podstawowe zasady

Warto na wstępie zaznaczyć, że stowarzyszenia i fundacje, jako osoby prawne, nie płacą składek ZUS „za siebie”. Składki te dotyczą ubezpieczeń społecznych osób fizycznych, czyli pracowników lub zleceniobiorców, a nie samej organizacji.

Kiedy organizacja musi płacić składki ZUS?

Stowarzyszenia i fundacje są zobowiązane do opłacania składek ZUS, gdy zatrudniają pracowników lub osoby na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie). Niezależnie od formy zatrudnienia, organizacja musi zgłosić się do ZUS jako płatnik składek w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy przez pierwszego pracownika. Od tej chwili staje się odpowiedzialna za terminowe odprowadzanie składek za swoich pracowników.

Od 1 stycznia 2023 płatnicy składek ZUS (w tym organizacje pozarządowe) powinni posiadać swoje indywidualne konta na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Konto takie może być założone przez przedstawiciela lub pełnomocnika organizacji.

Obowiązki wobec ZUS – krok po kroku

1. Zgłoszenie organizacji jako płatnika – w ciągu 7 dni od zatrudnienia pierwszej osoby musisz zgłosić organizację do ZUS.
2. Zgłoszenie pracowników – każdy pracownik, niezależnie od formy zatrudnienia (umowa o pracę, zlecenie, inne), również musi zostać zgłoszony w ZUS, w tym samym 7-dniowym terminie. Takiego zgłoszenia dokonujemy na formularzu ZUS ZUA.
3. Odprowadzanie składek – składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz na Fundusz Pracy należy opłacać do 15-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
4. Prowadzenie dokumentacji – organizacja musi prowadzić ewidencję czasu pracy, umowy oraz dowody wpłat składek.
   

    

   Elektroniczne deklaracje dla ZUS
   

   Stowarzyszenia i fundacje, które zatrudniają więcej niż 5 osób, mają obowiązek składać deklaracje ZUS elektronicznie. Do podstawowych dokumentów należą:
   ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa,
   ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach,
   ZUS RSA – imienny raport o świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.

   Co w przypadku zakończenia zatrudnienia?

   Jeśli umowa z pracownikiem wygasa, organizacja ma 7 dni na zgłoszenie jego wyrejestrowania z ubezpieczeń za pomocą formularza ZUS ZWUA.

   Kontrola ZUS w organizacji

   ZUS może przeprowadzać kontrole w stowarzyszeniach i fundacjach, sprawdzając prawidłowość odprowadzania składek oraz wypełniania innych obowiązków. Jeśli organizacja popełni błąd, może zostać zobowiązana do uregulowania zaległości wraz z odsetkami, a w skrajnych przypadkach nałożona zostanie kara finansowa.