Aktualnie system e-doręczeń stanowi alternatywę dla usługi e-puap, która jest równoległym medium korespondencyjnym dla wybranych grup odbiorców. System e-doręczenia został wprowadzony do powszechnego zastosowania na podstawie ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, a w chwili obecnej stanowi on informatyczny równoważnik tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru.
Nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych dokonana pod koniec 2024 przesunęła w czasie wdrożenie takiego rozwiązania u klientów ostatecznych. Sektor publiczny został zobowiązany do utworzenia dedykowanych kont i informowania o takim wdrożeniu swoich użytkowników, jednak obowiązek prowadzenia korespondencji z użyciem systemu został przesunięty o rok – tak więc instytucje z którymi będzie można w ten sposób się kontaktować poszerzono o: urzędy gminne i miejskie, ministerstwa, ZUS, NFZ, a także – uczelnie wyższe, przedszkola, szkoły. Ponadto obowiązek posiadania konta do doręczeń w systemie dotyczy też tzw. zawodów zaufania publicznego – notariuszy, adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego czy rzecznika patentowego. Wdrożenie e-doręczeń wśród większości świadczonych usług publicznych zmienia rolę tradycyjnie pojmowanej listowej korespondencji pocztowej.
Od 1 kwietnia 2025 do systemu dołączą przedsiębiorcy – firmy w myśl zasady jedna firma-jedna skrzynka. Tym samym organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą będą zobligowanie do posiadania kont w systemie. Dla pozostałych NGO-sów prowadzenie korespondencji w systemie będzie dobrowolne. Nowe organizacje pozarządowe, rejestrujące się jako podmioty z działalnością gospodarczą, będą też musiały od 1 stycznia 2025 obsługiwać korespondencję w formacie e-doręczeń. Organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą będą zatem zmuszone zaznajomić się z systemem e-doręczenia i wykorzystywać jego możliwości w codziennej pracy.
W gruncie rzeczy e-doręczenia stanowią dodatkowy kanał komunikacyjny, stanowiący internetową skrzynkę do komunikacji. Korespondencja systemu to komunikowanie między podmiotami publicznymi oraz od obywateli i firm do publicznych podmiotów. W uproszczeniu to po prostu elektroniczny list zamiast papierowego. Podstawowe funkcje systemu e-doręczenia to: odbiór – przechowywanie – wysyłka korespondencji w sposób elektroniczny. W systemie jest możliwe zidentyfikowanie nadawcy i odbiorcy. Dodatkowo jest on poufny i zabezpieczony oraz umożliwia identyfikację nadawcy i odbiorcy. Przystąpienie do systemu następuje po złożeniu wniosku o adres do e-doręczeń. Właściwy elektroniczny adres do doręczeń (ADE) otrzymuje każdy zarejestrowany użytkownik e-doręczeń w myśl reguły, że jeden podmiot niepubliczny posiada tylko jeden adres do doręczeń.
Zakładanie skrzynki do e-Doręczeń:
- Wypełnij wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń
- dołącz odpowiedni dokument potwierdzający reprezentację lub pełnomocnictwo podmiotu (przykładowy wzór pełnomocnictwa: projekt pełnomocnictwa w wersji word, lub projekt pełnomocnictwa w wersji pdf),
- dołącz potwierdzenie opłaty za pełnomocnictwo (jeśli nie jesteś z niej zwolniony)
- uzupełnij dane dotyczące podmiotu,
- wskaż administratora/administratorów, czyli osobę, która będzie zarządzać skrzynką do e-Doręczeń – podaj jego dane i adres e-mail.
- Sprawdź wniosek i podpisz go elektronicznie (profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym). Potwierdzenie złożenia wniosku wpłynie na adresy e-mail administratorów, których wskażesz we wniosku.
System e-doręczeń jest dostępny również dla osób fizycznych od 1 stycznia 2025. Osoby fizyczne nie mają obowiązku posiadania e-skrzynek systemowych. Przypominamy, że nadawanie korespondencji w tym systemie przez obywateli do instytucji jest zwolnione z opłat. W przypadku gdy Urząd będzie do nich wysyłał systemową korespondencję poczta zapewni dostarczenie przesyłki w postaci hybrydowej – nasza korespondencja zostanie wydrukowana i dostarczona w sposób tradycyjny lub obywatel będzie musiał stać w kolejce w urzędzie pocztowym – tak jak dotychczas.
W przyszłości przewiduje się, że system e-doręczenia ma szanse być uniwersalnym medium komunikacyjnym między osobami prawnymi oraz docelowo obywatelami.
Aktywacja skrzynki do e Doręczeń:
- Zaloguj się do serwisu mObywatel.gov.pl.
- Otwórz zakładkę Twoje skrzynki w menu bocznym.
- Kliknij przycisk Aktywuj skrzynkę przy skrzynce, którą chcesz aktywować.
- Podaj adres email do powiadomień i zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
- Kliknij przycisk Aktywuj.
Na adres e-mail administratora (administratorów) otrzymasz informację, że skrzynka jest aktywna i możesz z niej korzystać.
Zachęcamy w szczególności przedstawicieli podmiotów ekonomii społecznej do założenia skrzynek na e-Doręczenia co z pewnością pomoże w poprawie komunikacji nie tylko z instytucjami publicznymi.
Opracowano na postawie:
- Piotr Mączyński: Miliony firm i urzędy muszą przejść na elektroniczne listy polecone. Rewolucja startuje już jesienią (Gazeta Wyborcza)
- Sebastian Ogórek: W Polsce nawet list elektroniczny się spóźnia. Właśnie przełożono start e-Doręczeń (Gazeta Wyborcza)
- Piotr Mączyński: Startuje cyfrowa rewolucja: polecony papierowy umrze jak telegram (Gazeta Wyborcza);
- Strona internetowa – https://www.gov.pl/web/e-doreczenia
- Strona internetowa – https://publicystyka.ngo.pl/7-najwazniejszych-zmian-w-prawie-w-2025-ktore-musisz-znac-jesli-prowadzisz-organizacje-pozarzadowa-tau
- Obrazy pobrano ze strony www.pixabay.com
Mariusz Kowasz
Doradca kluczowy
