Nadciąga KSeF. Czy jednak jest taki straszny jak o nim mówią?

Nadciąga KSeF. Czy jednak jest taki straszny jak o nim mówią? 

Czy tego chcemy czy nie wdrożenie systemu ustrukturalizowanych faktur jest dla wszystkich podatników koniecznością od której nie ma odwrotu. Mimo wielu obaw i uwag na temat tego rozwiązania jego implementacja jest nieunikniona, a brak odpowiednich procedur w myśl zasady lepiej zapobiegać niż leczyć może przysporzyć nam oraz kontrahentom problemów finansowych, a tego raczej nikt nie chce.

System ustrukturalizowanych faktur działa w naszym kraju od 1 stycznia 2022 roku – jak na razie umożliwia dobrowolne wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur. Obecnie jeszcze mamy do czynienia z możliwością korzystania z systemu tradycyjnego wystawiania faktur ale od 1 lipca 2024 systemem KSEF będzie obowiązkowy. 

Zgodnie z zapisami ustawy z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw od 1 lipca 2024 podatnicy będą posługiwali się cyfrowym systemem do wystawiania i odbioru faktur, będący akronimem nazwy Krajowy System elektronicznych Faktur, w skrócie – KSeF. 

Faktura ustrukturalizowana stanowi cyfrowe odzwierciedlenie faktur funkcjonujących w obrocie gospodarczym między stronami transakcji wraz z przydzielonym dodatkowym numerem identyfikacyjnym (numer KSeF). Wszystkie faktury elektroniczne krążące tym w systemie mają jeden unikalny wzór zwany „schema XSD” (XML Schema Definition). Systemowe faktury stanowią pliki z rozszerzeniem *.XML stanowiące schemat-wzorzec faktury zawierający wszystkie pola dotyczące faktury VAT oraz dodatkowe oznaczenia dla faktur cyfrowych. Ważne aby każdy plik XML posiadał obowiązkowe elementy wzorca XSD. Unikatowy identyfikator ma składać się z 32 znaków o będzie częścią JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego).W przypadku gdy w przesłanej fakturze do systemu będzie brakować elementów formatu to dokument księgowy lub cała paczka przesłanych dokumentów nie będzie przechowywana w systemie. W przypadku niespełnienia wymogu rejestracji faktur w systemie od 2025 podmiot będzie podlegać karze w wysokości 100% podatku wpisanego na fakturze. Faktury wystawiane dla osób fizycznych nie podlegają notyfikacji w systemie KSeF. Również jednostki samorządu terytorialnego będą zmuszone do wdrożenie inteligentnych rozwiązań zapewniających kompatybilność API z ogólnokrajowym system KSeF. 

Dzień przesłania faktury do KSeF jest traktowany jako dzień wystawienia, zaś otrzymanie następuje – w dzień przydzielenia jej numeru KSeF. Nie ma możliwości dołączania załączników do faktury. Proces przekształcenia faktury od jej faktycznego przesłania do systemu do nadania numeru KSeF może trwać kilka dni. Dostęp do tak wprowadzonych informacjach fakturowych będzie również posiadał w czasie rzeczywistym Urząd Skarbowy, co przyspieszy monitorowanie dokumentów księgowych i wykrycie ewentualnym nieprawidłowości, a ponadto faktury mają być archiwizowane w systemie przez okres 10 lat. 

Każdy podatnik będzie musiał dokonać uwierzytelnienia w KSeF. Będzie ono następowało na kilka sposobów: (1) za pomocą tokena; (2) z użyciem pieczęci elektronicznej (3) za pomocą profilu zaufanego lub (4) z wykorzystaniem podpisu kwalifikowalnego – uprawnienie pierwotne. Następnie podatnik będzie mógł wystawiać i otrzymywać e-faktury, a dopiero później będzie mógł sam decydować i nadawać uprawnienia innym zaufanym osobom. Informacji przesłanych do KSEF nie będzie można modyfikować – jedynym rozwiązaniem będzie ich korekta – uprawnienie wtórne.