Dokonywana sukcesywnie od kilkunastu lat powszechna cyfryzacja naszego kraju w niemalże każdej dziedzinie życia – jak choćby automatyzacja procesów produkcyjnych, wprowadzenie narzędzi zarządzania ERP/CRP, stosowanie podpisu elektronicznego czy wdrożenie systemu epuap – powodują że elektroniczny obieg dokumentów przesyłanych między obywatelami czy przedsiębiorcami oraz podmiotami administracji publicznej lub samorządowej staje się powszechnie obowiązującym standardem. Pandemia koronawirusa przyczyniła się do gwałtownego rozwoju narzędzi aplikacji informatycznych, które ułatwiły komunikację na odległość poprzez zastosowanie systemów teleinformatycznych z wykorzystaniem dostępu do łącza internetowego. Aktualnie wprowadzane są różne, coraz nowsze wersje tych rozwiązań, a jednym z ostatnich usprawnień w pracy biurowej jest system e-doręczeń. Rozwiązanie to ma zapewnić zmniejszenie kolejek w urzędach, zagwarantować oszczędność czasu i dostępność dla wszystkich.
System e-doręczenia został wprowadzony do powszechnego zastosowania jako implikacja ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. W chwili obecnej stanowi on informatyczny równoważnik tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Zgodnie z zapisami tejże ustawy przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG / KRS mają obowiązek zarejestrowania i obsługiwania adresu do doręczeń. Założenie konta i jego aktywacja umożliwia aktywne funkcjonowanie podmiotu w systemie. Przystąpienie do systemu następuje na wskutek złożenia wniosku o adres do e-doręczeń. W prawidłowo wysłanym wniosku powinny znaleźć się: nazwa podmiotu i jego: NIP, REGON, KRS, siedziba i adres do korespondencji oraz wskazanie administratora skrzynki do doręczeń (imię, nazwisko, PESEL i adres poczty e-mail). W dalszym kroku Wnioskodawca otrzymuje dostęp do elektronicznej skrzynki z unikatowym adresem do doręczeń. Właściwy elektroniczny adres do doręczeń (ADE) otrzymuje każdy zarejestrowany użytkownik e-doręczeń w myśl reguły że jeden podmiot niepubliczny posiada tylko jeden adres do doręczeń.
Podstawowe funkcje systemu e-doręczenia to: odbiór – przechowywanie – wysyłka korespondencji w sposób elektroniczny. W systemie jest możliwe zidentyfikowanie nadawcy i odbiorcy (system nie zapewnia nawet w minimalnym stopniu anonimowości procesu komunikowania). Dodatkowo odrębny kanał informacyjny zapewnia że nie ma możliwości dokonania modyfikacji przesyłanych treści między nadawcą a odbiorcą. W momencie odbierania informacji jest generowane potwierdzenie otrzymania właściwej informacji – co rodzi skutki prawne takie jak tradycyjny odbiór pisma/treści urzędowej. Cały proces odbywa się z zachowaniem pewności skutków dla odbiorcy (jest to tak zwana usługa zaufania) – podobnie jak tradycyjna przesyła pocztowa z potwierdzeniem odbioru.
System e-doręczeń stanowi alternatywę dla usługi e-puap, która jest równoległym medium korespondencyjnym w najbliższym czasie. Wejście rozwiązań z zakresu e-doręczeń będzie powodowało niebawem dostosowanie aktualnych wewnętrznych regulacji jednostki do wymagań e-doręczeń, w tym również może mieć wpływ na pracę księgowych w tych jednostkach. Główne zalety rozwiązania e-doręczenia stanowią: szybkość, bezpieczeństwo, gwarancja pewności tożsamości stron i potwierdzenie dokonania nadania oraz odbioru właściwej informacji. Należy mieć na względzie, że przystąpienie podmiotu do systemu e-doręczeń będzie wiązało się z akceptacją prowadzenia głównej korespondencji jednostki w sposób elektroniczny, a korespondencja w formie papierowej będzie tylko jej uzupełnieniem – czyli jest to odmienna praktyka od dotychczasowej. Doręczanie pism w formie elektronicznej będzie rodziło analogiczne skutki prawne jak dla tradycyjnej korespondencji fizycznej takie jak: czas na odpowiedź, bieg terminu przedawnienia czy zajęcie stanowiska w naszej sprawie. Minister właściwy do spraw cyfryzacji (MC) jest odpowiedzialny za prowadzenie zbioru adresowego wszystkich podmiotów w formie bazy adresów elektronicznych (BAE).
Organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą będą zmuszone zaznajomić się z systemem e-doręczenia i wykorzystywać jego możliwości w codziennej pracy. Pozostałe organizacje będą miały umożliwiony dostęp do bazy e-doręczeń jednak wybór tej formy komunikowania jest dla nich dobrowolny. Również osoby fizyczne bez działalności gospodarczej mogą korzystać z systemu fakultatywnie. Organizacje rejestrujące się z zamiarem prowadzenia działalności gospodarczej od 1 października 2024 będą automatycznie otrzymywać adres do doręczeń. Pozostałe organizacje-przedsiębiorcy powinny uzyskać elektroniczny adres do doręczeń do 1 stycznia 2025 roku. Daty powyższe zostały wskazane w oficjalnym Komunikacie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 oraz Komunikacie MC (..) z dnia 21 grudnia 2023 roku. Jako krajowego operatora elektronicznego wskazano Pocztę Polską, która odpowiada za funkcjonowanie systemu na szczeblu rządowym i samorządowym. W przypadku osób fizycznych nie wyrażających woli przystąpienia do systemu (na przykład osoby starsze nie posiadające dostępu lub nie potrafiące obsługiwać komputera czy Internetu) będzie realizowana usługa hybrydowa, zakładająca dokonanie wydruku korespondencji i dostarczenie w formie papierowej do odbiorcy, mimo że jej pierwotnie wysłana wersja była cyfrowa.
Oprócz aktywnych przedsiębiorców system e-doręczenia obejmie on na początku także administrację rządową, państwowe fundusze celowe, uczelnie publiczne, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, PAN, NFZ, ZUS, KRUS, JST oraz doradców podatkowych, notariuszy, radców prawnych. System ten ma zastąpić korespondencję listową w procesie komunikowania obywateli, podmiotów czy organizacji z administracją samorządową/rządową – w przyszłości przewiduje się, że będzie uniwersalnym medium komunikacyjnym między urzędem oraz podmiotem rejestrowanym (osobą prawną) oraz docelowo obywatelem (osobą fizyczną).
Opracowano na postawie:
- Krzysztof Bałękowski: Jest nowy termin wdrożenia e-doręczeń. Minister cyfryzacji wydał komunikat (Dziennik Gazeta Prawna);
- Piotr Pieńkosz: E-doręczenia. Wskazówki dla urzędów i przedsiębiorców (Dziennik Gazeta Prawna);
- Urszula Mirowska-Łoskot: Samorządowcy najlepiej przełożyć e-doręczenia jeszcze o rok (Dziennik Gazeta Prawna);
- Cyfrowy list polecony? e-Doręczenia zmienią rynek przesyłek (Dziennik Gazeta Prawna, dn. 14.03.2024);
- Jak e-doręczenia wpłyną na pracę księgowych z budżetówki (Dziennik Gazeta Prawna, dn. 15.11.2023);
- Zanim ruszą e-doręczenia warto wdrożyć również EZD (Dziennik Gazeta Prawna, dn. 04.10.2023);
- Piotr Miączyński: Nadchodzą narodowe skrzynki email. Kto i kiedy będzie musiał je mieć? (Gazeta Wyborcza)
Mariusz Kowasz
Doradca kluczowy
