Progres czy problem dla NGO? – czyli zmiany finansowe, księgowe, kadrowe istotne dla rozwoju naszej organizacji w 2023 roku

Ze względu na rozmach ustawodawczy szczegółowe omówienie wszystkich przepisów wdrożonych od 1 stycznia bieżącego roku jest tutaj niemożliwe, dlatego poniżej przedstawiono po krótce najważniejsze zmiany w prawodawstwie mające wpływ na funkcjonowanie NGO. Oto one:

1. Obowiązek posiadania profilu PUE ZUS dla płatników składek

Ustawa systemowa określa że od 1 stycznia 2023 roku wszyscy płatnicy składek będą musieli posiadać aktywne profile platformowe w ramach PUE ZUS. Jest to Platforma Usług Elektronicznych dedykowana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych do obsługi w zakresie opłacania składek dla ubezpieczeń społecznych czy zdrowotnych.. Wdrożony system teleinformatyczny ZUS umożliwia podpisanie dokumentów profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Rejestracji profilu można dokonać elektronicznie a w przypadku osób fizycznych posiadających profil PUE ZUS wystarczy złożenie osobiście lub wysłanie pocztą pełnomocnictwa organizacji którą reprezentujemy. Aktywny płatnicy składek ZUS powinni założyć właściwe konta do końca 2022 roku, jednakże za tych którzy tego nie dokonali ZUS dokona tej czynności za nich do 31 stycznia 2023 roku. Każde pismo wysłane do nas przez PUE będzie uznane za doręczone czego dowodem będzie urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO). Warto o tym pamiętać i regularnie sprawdzać skrzynkę odbiorczą na ZUS PUE. 

2. Aktualizacja formularza PIT-2 

W 2023 roku dla osób zatrudnionych u kilku pracodawców (niezależnie od liczby zadeklarowanych płatników) podatnik nadal dysponuje kwotą 300 PLN, zmniejszającą podatek. Będzie można złożyć oświadczenie PIT-2 (oznaczone wersją 9) maksymalnie u 3 pracodawców, deklarując jednocześnie kwotę zmniejszającą podatek dochodowy w wysokości: (a) 100 złotych dla 3 pracodawców; (b) 150 zł dla 2 pracodawców (c) 300 złotych – w przypadku 1 pracodawcy. Dla osób które złożyły oświadczenia PIT-2 w roku 2022 a nie chcą dokonywać modyfikacji rozliczeń pracowniczych ustawodawca przewidział możliwość aby nie składać ich ponownie – są one utrzymane w mocy prawnej do momentu ich odwołania poprzez złożenie nowych oświadczeń PIT-2. 

3. Zmiany w zakresie wysokości minimalnych wynagrodzeń 

W obszarze minimalnych płac gwarantowanych co roku spodziewamy się wzrostu jednakże w 2023 roku będziemy mieli dwukrotną progresję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę : (a) od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 – kwota ta wynosi 3490,00 PLN (b) od 1 lipca do 31 grudnia br. – już 3600,00 PLN. Jednocześnie spowoduje to wzrost kosztów zatrudnienia i składek ZUS dla pracodawców oraz inne świadczenia zależne od płacy minimalnej (np. wyższe wsparcie za zatrudnionych bezrobotnych czy wyższa składka na ubezpieczenia społeczne dla początkujących przedsiębiorców) – co może być obciążeniem dla niektórych organizacji, a pracowników NGO mobilizować do wnioskowania o wzrost wynagrodzeń. Dodatkowo minimalna stawka godzinowa świadczenia usług zlecenia również 2 razy zmieni się: (1) w 1 połowie roku wyniesie – 22,80 PLN za godzinę oraz (2) w połowie roku – 23,50 PLN/godzina pracy. 

4. Zmiany stawek związanych z odbywaniem podróży służbowych 

W roku 2023 nastąpił wzrost kwoty diety pracowniczej związanej z podróżami służbowymi – aktualnie wynosi on 45 złotych. Dieta przysługuje od momentu gdy nasza podróż przekroczy 8 godzin pracy. Od 17 stycznia 2023 roku obowiązują nowe stawki z tytułu odbywania podróży służbowej pojazdem niebędącym właścicielem pracodawcy. I tak dla: (1) samochodu osobowego o pojemności do 900 cm3 – stawka wynosi 0,89 zł za 1km; (b) o pojemności powyżej 900 cm3 – 1,15 zł; (3) podróż motocyklem to zwrot w wysokości 0,69 zł (4) a motorower upoważnia do refundacji w wysokości 0,42 zł. O ile z poziomu podróżującego pracownika zmiany te są na pewno finansową rekompensatą o tyle dla pracodawców stanowią też wzrost kosztów pracy.  

5. Wprowadzenie pojęcia: pracy zdalnej oraz kontrola trzeźwości w miejscu pracy

Nowelizacja ustawy Kodeks pracy wprowadziła pojęcia: pracy zdalnej –  rozumianej jako całkowicie lub częściowo wykonywana praca uzgodniona z pracodawcą i wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, w tym pod adresem zamieszkania pracownika w szczególności z wykorzystaniem środków porozumienia się na odległość. Praca zdalna będzie występowała w 3 wariantach jako: standardowa, wykonywana na polecenie pracodawcy lub okazjonalna. 

Ponadto nowe przepisy umożliwiają pracodawcy dokonanie kontroli trzeźwości (obecność alkoholu) oraz na obecność środków odurzających  – niezależnie od formy zatrudnienia (w tym: umowy cywilnoprawne) oraz miejsca wykonywania obowiązków wobec pracodawcy czy zleceniodawcy. Jeżeli pracownik odmówi poddaniu się badaniu pracodawca będzie mógł poprosić odpowiednie organy o dokonanie takiego badania. Należy pamiętać że zgodnie z zapisami ww. ustawy praca pod wpływem alkoholu może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę z winy pracownika. 

6. Zmiana w obrębie wsparcia finansowego dla OPP (1%  1,5%)

Dla organizacji pożytku publicznego (OPP) zmiana jak najbardziej korzystna bowiem będą one mogły zbierać nieco większe kwoty przekazywane przez osoby fizyczne. Dobrą wiadomością jest też fakt że trwają prace legislacyjne aby odpisy podatkowe 1% mogły dokonywać również osoby prawne (w ramach składanych zeznań podatkowych CIT), dlatego też z nadzieją należy śledzić modyfikacje prawne ogłaszane w aktualnym roku podatkowym. Być może przyniosą one wzrost przychodów dla organizacji posiadających aktualny status OPP. 

7. Zmiana dotyczące składania sprawozdań merytorycznych przez fundacje

Na koniec zmiana, której legislacja dobiegła końca natomiast skutek jej wdrożenia odczujemy dopiero za rok – gdyż zgodnie z nią sprawozdania merytoryczne fundacji za rok 2022 złożymy zgodnie z jednolitym wzorem i w formie elektronicznej – udostępnionym na stronie urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości. Zgodnie z reprezentacją organizacji sprawozdanie takowe będzie trzeba podpisać cyfrowo (analogicznie jak elektroniczne sprawozdania finansowe wdrożone przed kilkoma laty). Na uwagę zasługuje fakt, że sprawozdanie merytoryczne fundacji za rok 2021 należało złożyć do końca 2022 roku (w formie papierowej), natomiast za rok 2022 mamy obowiązek złożyć do 31 grudnia 2023 zgodnie z ww. wzorem.

Z pewnością bieżący rok przyniesie jeszcze kilka nowych regulacji w zakresie spraw księgowych, finansowych oraz kadrowych (jak choćby aktualnie procedowane zmiany dotyczące urlopów wychowawczych).  Warto je śledzić na bieżąco w mediach telewizyjnych (serwisy informacyjne), na portalach internetowych (strona ngo.pl) oraz poprzez lekturę czasopism branżowych (poniżej przykładowa bibliografia) w myśl zasady, że nieznajomość prawa szkodzi (łac. ignorantia iuris nocet). Nieprzewidziane problemy finansowo-księgowe czy kadrowo-osobowe z pewnością nie przyczynią się do progresji naszej organizacji. Trzeba o tym pamiętać cały rok.