Pierwszym krokiem na drodze do uzyskania dotacji w Konkursie jest napisanie dobrego wniosku. Logika projektowa to sposób myślenia o realizacji zadań, który pozwalający na skuteczne zaplanowanie działań, które doprowadzą nas do obranego celu: najpierw wskazujemy problem, jego diagnozę oraz konsekwencję, następnie cele projektu, które mają doprowadzić do rozwiązania problemu, czyli planowane efekty, działania i harmonogram, a następnie rezultaty i budżet.
Punktem wyjścia dla przygotowania projektu jest zidentyfikowana sytuacja/problem, którą poprzez realizację planowanych działań można poprawić/rozwiązać/złagodzić. Pomysł poprawienia obecnej sytuacji jest pierwszym elementem niezbędnym do przygotowania wniosku. Z problemu wynikają kolejne elementy projektu.
Przy formułowaniu problemu pomocne będą odpowiedzi na pytania:
- Co powoduje problem?
- Kogo dotyczy problem?
- Czy jest uciążliwy i w jakim stopniu?
- Jakie wywołuje skutki?
- Skąd wiemy o problemie?
- Jakie mamy dowody na istnienie problemu?
1. Cel
To oczekiwany stan, w którym znajdą się adresaci projektu po jego zakończeniu. Prawidłowe sformułowanie celu ma kluczowe znaczenie dla przygotowania i realizacji projektu. Wszystkie działania, które planujemy realizować w ramach projektu będą musiały wpisywać się w cel główny oraz przyczyniać się do jego realizacji.
Prawidłowo sformułowany cel powinien być:
- Skonkretyzowany – konkretny, jasny, niebudzący wątpliwości;
- Mierzalny – możliwy do oceny, wymierny;
- Akceptowalny i Atrakcyjny – cel nie powinien być kontrowersyjny – powinien być akceptowalny zarówno przez członków Waszej organizacji (realizatorów), beneficjentów oraz społeczności, w której zadanie będzie realizowane;
- Realny – możliwy do osiągnięcia;
- Terminowy – określony w czasie.
Najczęstsze uwagi oceniających wnioski
- Brak logiki projektowej
- Niewłaściwe zdefiniowanie celów, zasobów, parametrów projektu
- Lakoniczny opis grupy docelowej
- Niewystarczający opis kadry zaangażowanej do realizacji projektu
- Brak analizy ryzyka
- Mało realny harmonogram projektu
- .Niekwalifikowalne wydatki
- Przeszacowany/niedoszacowany budżet projektu
- Lakoniczny(lub brak)opis monitoringu i ewaluacji projektu
- Diagnoza/uzasadnienie potrzeby realizacji projektu
W celu przygotowania wysokiej jakości diagnozy sytuacji warto oprzeć się na obiektywnych źródłach wiedzy o problemie.
Należy określić, skąd dowiedzieliśmy się o potrzebie realizacji projektu. Działając w organizacji, jej członkowie znają problemy i wyzwania, na które warto odpowiedzieć działaniami projektowymi. Należy pamiętać, że wiedza Wnioskodawcy, może być dużo szersza od wiedzy na dany temat eksperta oceniającego wniosek. Warto przygotowując diagnozę wyjaśnić z czego wynikają postawione tezy.
Może to być m. in.
- własna wiedza, doświadczenie i obserwacje społeczności;
- oficjalne dokumenty, raporty, dane statystyczne, zestawienia, opracowania itp. (należy wskazać konkretną nazwę i np. datę publikacji);
- opinia samych przyszłych adresatów zadania – empowerment, to ważny element diagnozy, który pokazuje, że wniosek nie jest jedynie odgórnie narzuconą koncepcją, a stanowi odpowiedź na potrzeby zgłaszane przez beneficjentów.
3. Grupa docelowa
Należy określić, do kogo skierowane są działania projektowe tak, żeby projekt był jak najbardziej skuteczny. Kolejnym elementem związanym z beneficjentami projektu jest oszacowanie, ile osób/organizacji będzie można objąć działaniami. Liczba odbiorców musi być dostosowana do potencjału organizacji czy grupy nieformalnej i realna do zrekrutowania. Wielkość grupy musi też dawać gwarancję indywidualizacji działań oraz skutecznego monitorowania osiąganych rezultatów.
- Działania/Harmonogram
Działania mówią o tym, w jaki sposób chcecie osiągnąć cel projektu, w związku z powyższym, należy pamiętać, iż wszystkie z nich powinny być spójne z diagnozą sytuacji oraz wpisywać się w cele projektu. Można je podzielić na merytoryczne (np. prowadzenie warsztatów), organizacyjno – administracyjne (np. obsługa księgowa) i promocyjne (np. poprzez plakaty czy wykorzystanie mediów społecznościowych). Wszystkie działania muszą się mieścić w terminie realizacji projektu.
Określając terminy działań warto używać skali miesięcznej (np. szkolenie z obsługi komputera w okresie II – III 2026r.). Należy pamiętać, że pozycje z harmonogramu muszą być spójne z innymi elementami wniosku.
Cel powinien określać zmianę jaka nastąpi po jego realizacji czyli „zwiększy zaangażowanie”, „podniesie umiejętności”, „obniży zagrożenie wykluczeniem społecznym”,
natomiast:
„Przeprowadzenie szkolenia”, „zorganizowanie doradztwa”, „objęcie wsparciem…” itp. – to są działania, a nie cele.
5. Analiza ryzyka
Już na etapie opracowywania koncepcji i innych prac przygotowawczych musimy przemyśleć nie tylko założenia projektowe, ale również ryzyka, z jakimi możemy mieć do czynienia już na wczesnym etapie prac projektowych.
Analiza ryzyka w projekcie to proces identyfikacji, oceny i planowania reakcji na potencjalne zagrożenia, które mogą wpłynąć na realizację projektu. Ma na celu zminimalizowanie negatywnych skutków i maksymalizację szans na sukces projektu. Należy oszacować prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka i przygotować plan przeciwdziałania i minimalizacji efektów jego wystąpienia.
6. Rezultaty
To efekty, które mają przynieść zaplanowane działania, w jaki sposób będą one mierzone oraz w jaki sposób wpływają one na osiągnięcie celów projektu.
Rezultaty możemy podzielić na:
- ilościowe (tzw. twarde, np. liczba osób, które wezmą udział w warsztatach);
- jakościowe (tzw. miękkie, np. zwiększenie poziomu motywacji w jakimś zakresie).
Przykłady sposobów pomiaru rezultatów ilościowych: lista obecności, dokumentacja zdjęciowa, protokoły zdawczo-odbiorcze, umowy, porozumienia.
Przykłady sposobów pomiaru rezultatów jakościowych: ankieta przed i po realizacją działań projektowych, testy wiedzy, wywiad pogłębiony.
Przy przygotowaniu wniosku, warto zwrócić uwagę na karty oceny formalnej i merytorycznej oceny wniosków przez Instytucję ogłaszającą konkurs.
Przykład oceny formalnej wniosku:
- czy wniosek w wersji elektronicznej został złożony w terminie;
- czy wniosek ma charakter projektu społecznego;
- czy wniosek spełnia warunki dotyczące dopuszczalnej liczby składanych wniosków;
- czy okres realizacji projektu jest zgodny z założeniami Regulaminu;
- czy kwota wnioskowanej dotacji jest zgodna z Regulaminem czy wnioskodawca jest podmiotem uprawnionym -zgodnie z Regulaminem -do wnioskowania;
- Czy adres siedziby/zamieszkania wnioskodawcy mieści się np. na terenie województwa śląskiego;
- czy projekt nie obejmuje działań, których finansowanie jest niezgodne z zasadami programu.
- Charakterystyka oferenta
Należy opisać doświadczenie oferenta w zakresie realizacji dotychczasowych zadań, zwłaszcza w zakresie, którego dotyczy planowane do realizacji zadania.
- Zasoby oferenta
Zasoby kadrowe:
Należy opisać kwalifikacje osób, które będą realizowały projekt oraz sposób ich zaangażowania, którzy będą pracować społecznie i wolontariuszy. Nie ma konieczności podawania imion i nazwisk osób- należy wskazać kwalifikacje, jakie będą niezbędne
i wykorzystane do realizacji poszczególnych działań, np.:
- osoba prowadząca warsztaty: nauczyciel historii z 30-letnim stażem,
- osoba prowadząca wyjazdy: przewodnik posiadający uprawnienia przewodnika turystycznego,
- koordynator projektu, księgowa: osoby posiadające 3-letnie doświadczenie w realizacji projektów organizacji pozarządowej (można wskazać konkretne projekty, ewentualnie inne doświadczenie).
Zasoby rzeczowe:
Należy jedynie opisać sposoby wykorzystania wkładu rzeczowego w realizację poszczególnych działań zaplanowanych w projekcie, a które mają istotny wpływ na ich realizację, np. lokal, środki transportu.Zasobem rzeczowym może być również zasób udostępniony, względnie usługa świadczona na rzecz oferenta przez inny podmiot nieodpłatnie, np. usługa hotelowa.
Zasoby finansowe:
Należy ogólnie opisać, bez podawania konkretnych kwot, np. środki finansowe oferenta, inne środki publiczne – dotacje, świadczenia pieniężne od odbiorców zadania.
- Trwałość projektu
Należy określić, czy działania będą kontynuowane/wykorzystane po zakończeniu projektu oraz w jaki sposób projekt wpłynie na rozwój Wnioskodawcy. Okres trwałości projektu może podlegać monitorowaniu.
- Zaangażowanie wolontariuszy
Wolontariusze w projekcie to osoby, które dobrowolnie i nieodpłatnie angażują się w działania na rzecz projektu, wspierając go swoją pracą i zaangażowaniem. Mogą oni wnosić różne umiejętności i kompetencje, a ich rola jest istotna dla powodzenia projektu.
Często w konkursach zaangażowanie wolontariuszy nie jest wymagane ale podlegające ocenie. Warto więc zaangażować przynajmniej jednego wolontariusza, który wesprze działania projektowe. Należy tutaj wskazać, za co będzie odpowiedzialny. Pamiętać należy również o wycenie jego godziny pracy (w oparciu o regulamin danego konkursu).
Wolontariusze w projektach mogą wykonywać szeroki zakres zadań, w zależności od specyfiki projektu i ich umiejętności. Mogą to być m. in.:
- Wsparcie administracyjne i organizacyjne.
- Działania bezpośrednie z beneficjentami.
- Promocja i komunikacja.
- Realizacja zadań merytorycznych.
- Wsparcie w zarządzaniu projektem.
- Inne informacje
Można wskazać w jaki sposób dokonano szacunku kosztów (np. poprzez rozeznanie rynku) oraz jak wyceniono pracę wolontariusza (jeżeli nie wskazuje tego regulamin konkursu).
Przykład oceny merytorycznej wniosków:
- trafność projektu -w jakim stopniu projekt odpowiada na realną, jasno zdefiniowaną potrzebę;
- spójność i racjonalność działań -czy planowane działania są zgodne z celami projektu, potrzebami odbiorców i uzasadnieniem potrzeby realizacji projektu, a także czy mają szanse być zrealizowane w zaplanowanym czasie;
- czy planowane rezultaty są możliwe do osiągnięcia w ramach realizacji projektu, racjonalność i adekwatność nakładów -czy nakłady (finansowe, rzeczowe, osobowe) zostały zaplanowane poprawnie oraz czy są adekwatne do zaplanowanych rezultatów?;
- wpływ na rozwój -w jakim stopniu dotacja w sposób trwały wpłynie na rozwój podmiotu;
- Zgodność z założeniami programu/konkursu.
Szanowni Wnioskodawcy, w przygotowywanych wnioskach odnoście się „wyraźnie i wprost” do tego, czego oczekuje Organizator konkursu. Oceniającego nie będzie interesować i nie będzie podlegać ocenie to, że nie osiągnęliście limitu znaków np. 2000, jeżeli jasno odpowiadacie na WSZYSTKIE SKŁADOWE wniosku zgodnie z zastosowaniem logiki projektowej i wymagań konkursowych.
Życzymy wszystkim wytrwałości w przygotowaniu wniosków i sprawnej realizacji projektów!
Zapraszamy do konsultacji w JOWES!
Podsumowanie
„Dobry projekt” to taki, który powoduje taką zmianę która wywołuje inne zmiany:
- Jasny, spójny, logiczny, łatwo zrozumiały;
- Możliwy do zrealizowania realny/wykonalny;
- Oparty na rzeczywistym zrozumieniu potrzeb/problemu;
- Przedstawia świeże, innowacyjne podejście do problemu;
- Zawiera elementy zrównoważonego rozwoju.
Źródła:
www.ngo.pl
www.fioslaskie.com
www.ngostacja.pl
www.niw.gov.pl
www.icproject.com
www.asana.com
www.edoradca.p
Łukasz Bednarczyk
Doradca kluczowy
