JOWES – Jurajski Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej

Sprawozdawczość Finansowa NGO za 2018 rok

Wszystkie organizacje pozarządowe są zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie  z zasadami wskazanymi w Ustawie o Rachunkowości. Księgi rachunkowe jednostki zamyka się nie później niż 3 miesiące od dnia kończącego rok obrotowy – dla większości  NGO dzień bilansowy przypada zwykle na 31 grudnia  –  wówczas należy do 31 marca roku następnego należy sporządzić dokumentację „Sprawozdanie Finansowe za rok ubiegły”.

Elektroniczne Sprawozdania Finansowe (ESF)

Od 1 października 2018 obowiązują znowelizowane przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zgodnie z którymi Sprawozdania Finansowe jednostek finansowych (wskazanych również w Ustawie o Rachunkowości) przybierają wyłącznie formę elektroniczną (zwaną potocznie akronimem ESF). Podmioty sporządzające Księgi Rachunkowe po raz pierwszy są zobowiązane do zastosowania cyfrowego. W myśl przepisów ww. ustaw za sporządzenie ESF odpowiedzialny jest „Kierownik jednostki” – zazwyczaj jest to „Zarząd jednostki” – w praktyce zazwyczaj dokumentację sporządza Główny księgowy lub outsourcingowe biuro  – odpowiedzialny/e za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Następnie w terminie trzech kolejnych miesięcy (ostatecznie do 30 czerwca) ESF musi zostać w sposób cyfrowy zatwierdzone przez zarząd jednostki.  W przypadku organu wieloosobowego wszyscy członkowie elektronicznie podpisują ESF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (płatnego) lub profilu zaufanego ePUAP (bezpłatnego). Zatem podpisy składają: osoba sporządzająca ESF oraz wszyscy członkowie zarządu organizacji. Ostateczną datą zatwierdzenia jest data złożenia podpisu elektronicznego przez ostatniego członka zarządu.

Organizacja pozarządowa niewpisana do rejestru przedsiębiorców

Organizacje pozarządowe (niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS) sporządzają ESF za rok 2018 w postaci nieustrukturalizowanej (czyli w formie zapisywalnego dowolnego pliku elektronicznego) zgodnie ze wzorem tej dokumentacji wskazanym w załączniku nr 6 UoR. W terminie do dnia 10 lipca 2019 (czyli maksymalnie 10 dni od daty zatwierdzenia ESF) należy przesłać ESF do właściwego ze względu na siedzibę podatnika Urzędu Skarbowego  z zastosowaniem Elektronicznej Skrzynki Podawczej (ESP) lub można doręczyć osobiście na nośniku danych. W przypadku wyboru tej drugiej opcji warto również zaopatrzyć się w dokument potwierdzający złożenie ESF w wymaganym terminie – dla zabezpieczenia własnego interesu dowodowego.

W najprostszym wariancie na główną treść „Sprawozdań Finansowych..” składają się: zestawienia księgowe (Bilans oraz Rachunek zysków i strat) oraz informacje opisowe (Wprowadzenie do SF plus Informacja dodatkowa).Struktura sprawozdania umożliwia również dodawania dowolnych informacji uszczegóławiających. 

Organizacja pozarządowa prowadząca działalność gospodarczą

W sytuacji kiedy organizacja NGO dodatkowo prowadzi działalność gospodarczą ESF sporządza się zgodnie ze wzorem wskazanym w Ustawie o rachunkowości: wedle załącznika nr 4 UoR (w przypadku gdy: suma aktywów na koniec roku < 1,5 mln PLN; przychody netto < 3,0 mln PLN oraz zatrudnienie personelu na podstawie umowy o pracę < 10 osób)  lub zgodnie z załącznikiem nr 5 UoR(w przypadku przekroczenia choćby jednego z trzech ww. kryteriów badania finansowego). W obu tych przypadkach mają  zastosowanie tzw. „matryce logiczne” (format XML) opublikowane na stronie Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl). Podmioty prowadzące działalność gospodarczą przesyłają zatwierdzone ESF do 15 lipca 2019 do Repezytorium Dokumentów Finansowych znajdującego się na stronie Krajowego Rejestru Sądowego (www.eKRS.pl). Jednocześnie zniesiono od bieżącego roku dla tych jednostek wymóg przekazywania ESF do organów podatkowych.

Deklaracja CIT-8

Zgodnie z występującym jednolitym obowiązkiem podatkowym należy mieć na względzie, że organizacje pozarządowe zobowiązane są do sporządzenia oraz złożenia w formie elektronicznej do właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego również deklaracji CIT -8  (Zeznanie na temat przychodów i kosztów za zakończony rok podatkowy oraz powstaniu/niepowstaniu obowiązku podatkowego od osób prawnych) wraz z właściwymi załącznikami potwierdzającymi korzystanie ze zwolnień podatkowych (CIT-8/0) oraz otrzymanie darowizn (CIT-D) w terminie do 31 marca 2019 roku. Dokumenty te przesyłane w formie elektronicznej koniecznie muszą być opatrzone podpisem elektronicznym. Zastosowanie tutaj może mieć używany w NGO komputerowy program księgowy lub system e-Deklaracje. W przypadku niemożności wyrobienia przez wszystkich członków organu zarządzającego organizacją pozarządową podpisów elektronicznych/profili zaufanych warto przemyśleć zastosowanie jednorazowej usługi outsourcingowej sporządzenia i wysłania CIT-8 (lub/i ESF) przez wyspecjalizowane biura rachunkowe. Wówczas należy dodatkowo załączyć upoważnienie dla konkretnej osoby z biura rachunkowego, która podpisuje i wysyła elektronicznie CIT-8. Upoważnienie (o nazwie UPL-1) składamy papierowo lub elektronicznie w Urzędzie Skarbowym. 

Ważne daty w kalendarzu NGO

Warto podkreślić tutaj znaczenie użycia narzędzi elektronicznych, które wykluczają modyfikację dokumentów w obrębie daty zatwierdzania bądź daty wysłania do właściwej instytucji. Niezależnie od formy organizacyjnej dla wszystkich jednostek obligatoryjnymi są dwa terminy:  31 marca (sporządzanie ESF) oraz 30 czerwca (zatwierdzenie ESF).  Patrząc w kalendarz na 2019 rok stwierdzamy że daty te przypadają na dwie niedziele (czyli paradoksalnie są to dni wolne od pracy) jednak w przypadku ESF/CIT-8 nie ma tutaj zastosowania przeniesienie obowiązku podatkowego na kolejny dzień roboczy (jak miało to miejsce w przypadku fizycznego składania sprawozdań finansowych w formie papierowej w latach ubiegłych).

Proszę pamiętać, że w 2019 roku ww. terminy – sporządzanie i zatwierdzenie ESF –  są nieruchome!

Należy też nie zwlekać w wysłaniem ww. dokumentów elektronicznych do ostatnich dni, gdyż w przypadku utrudnień na wskutek obciążeń sieci teleinformatycznej możemy nie zdążyć z przesłaniem e-dokumentacji. Lepszym rozwiązaniem dla naszej organizacji pozarządowej będzie złożenie korekty ESF (powtórne sprawozdanie) ze zaktualizowaną/późniejszą datą sporządzenia/zatwierdzenia naszego ESF                                     niż niedopełnienie obowiązku podatkowego przez organ zarządzający NGO w terminie/ach wskazanych przez Ustawodawcę  –   co może skutkować negatywnymi konsekwencjami prawnymi z grzywną włącznie. 

Opublikowano: 12 marca 2019
Autor: Zbyszko Kabziński